Ich weiß, was viele von Ihnen in ungefähr einem Monat tun werden - Sie werden am Schreibtisch sitzen und denjenigen verdammen, der die Idee hatte, dass man zu Weihnachten Grußkarten an seine (wichtigen) Kunden, Partner und Mitarbeiter verschickt.
Gut, zahlreiche Menschen machen es sich einfach: Sie kaufen vorgedruckte Karten und setzen einfach Ihre Unterschrift darunter. Dass solche lieblose, nichtssagende Weihnachtsgrüße jedwede Wirkung verfehlen, muss man nicht begründen. Genauso gut könnte man als Grußtext auch „ICH HABE MEINE PFLICHT ERFÜLLT - EIGENTLICH INTERESSIEREN SIE MICH NICHT" eindrucken lassen.
Dabei bieten Weihnachtskarten eine hervorragende Chance zur Beziehungspflege. Wenn man es richtig macht. Wer sich an ein paar wenige Regeln hält, wird eine bleibende Wirkung beim Empfänger erzielen und kann Pluspunkte sammeln. Hier die zehn Schritte des Weihnachtspost-Management:
Schritt 1: Erstellen Sie eine Liste der Empfänger!
Jedes Jahr die gleichen Fragen: Wer bekommt eine Karte? Wem habe ich letztes Jahr eigentlich geschrieben? Wen hatte ich vergessen? Wer ist dieses Jahr neu hinzugekommen? Langes Grübeln erspart man sich, wenn man in seiner Kontaktdatenbank festhält, wer eine Karte erhält und wer nicht.
So kann man beispielsweise in Outlook eine neue Kategorie „Weihnachtskarte" anlegen und diese allen Kontakten zuweisen, die zum Jahresende mit einem Gruß bedacht werden sollen. Über eine einfache Filterfunktion kann man sich dann zum gegebenen Zeitpunkt anzeigen lassen, wem man alles schreiben möchte/sollte.
Schritt 2: Machen Sie sich einen Plan!
Sie wissen nun, wie viele Karten Sie zu schreiben haben. Wer nur wenige Weihnachtsgrüße zu verfassen hat, kann dies vielleicht an einem Nachmittag erledigen. Wer jedoch eine dreistellige Zahl von Karten zu verfassen hat, benötigt mehr Zeit.
Deshalb: Je umfangreicher die Liste der Empfänger ist, desto wichtiger ist es, dass Sie die Aufgabe aufteilen und frühzeitig beginnen. Rechnen Sie also aus, wie viele Arbeitstage Ihnen noch bis Weihnachten bleiben und verteilen Sie das Schreiben gleichmäßig auf alle Tage - dann sollte es eine bewältigbare Aufgabe sein.
Schritt 3: Beschaffen Sie (ausreichend) Grußkarten!
Prima, Sie haben nun einen Plan. Bevor Sie loslegen können, benötigen Sie natürlich noch die Karten selbst. Nicht jeder kann es so machen, wie ich es tue, nämlich meine Tochter die Karten anfertigen lassen. Meine 20 besten Kunden bekommen individuelle Karten mit Weihnachtsmotiven, die Klara gemalt hat (dafür gibt es 50 Cent pro Stück).
Im Normalfall verfügt man wahrscheinlich nicht über so eine Möglichkeit, weshalb vorgefertigte Karten herangezogen werden müssen. Budget und Geschmack entscheiden, welche Karten-Ausführung man wählt. Bei einer größeren Zahl von Karten kann es lohnend sein, diese selbst entwerfen und drucken zu lassen.
Vielleicht wollen Sie mit dem Kauf der Karten gleichzeitig etwas Gutes tun und etwa UNICEF oder eine andere caritative Einrichtung unterstützen? Beschaffen Sie auf jeden Fall ein paar Karten mehr, als Sie vorhaben zu schreiben. Man wird sich mal verschreiben oder ein Kunde wird einem einfallen, der noch nicht auf der Liste steht.
Schritt 4: Besorgen Sie sich einen guten Stift!
Einen Stift? Ja! Denn Weihnachtskarten werden mit der Hand verfasst. Keine Ausrede! Wer Grußtexte am PC schreibt und dann ausdruckt, nimmt seinem Text jeden Flair. Daher: Überlegen Sie sich, mit welcher Art von Stift (zu empfehlen: Füller, Tintenschreiber; weniger gut: Kugelschreiber) Sie Ihre Karten beschriften wollen und besorgen Sie sich diesen, sofern sie noch keinen haben.
Selbstredend sollten Sie sich um eine halbwegs lesbare Handschrift bemühen - schließlich wollen Sie ja nicht, dass der Empfänger rätseln muss, was Sie da zu Papier gebracht haben. Und bitte: Beauftragen Sie nicht eine/n Auszubildende/n oder Ihre/n Assistentin/en damit, Karten für Sie zu schreiben - solche Aufgaben lassen sich nicht delegieren.
Schritt 5: Kaufen Sie Sondermarken!
Weihnachtskarten, die mit einer Frankiermaschine freigemacht wurden, wirken steril. Genau das Gegenteil wollen Sie jedoch erreichen. Also heißt es, klassische Briefmarken zu besorgen. Besser als die Standardmarken sind Sonderbriefmarken, welche die Deutsche Post zur Vorweihnachtszeit auflegt.
Schritt 6: Machen Sie sich Gedanken über die Verpackung!
Sofern Sie nicht nur Karten, sondern auch ein Geschenk versenden wollen, ist es wichtig, sich im Vorfeld über geeignetes Verpackungs-/Versandmaterial zu informieren und dieses rechtzeitig zu bestellen. Bedenken Sie auch, ob/wie die Karte zum Geschenk gepackt wird. So ist etwa bei Weinflaschen die Geschenkverpackung eventuell nicht breit genug, um eine (große) Karte beizulegen.
Schritt 7: Wählen Sie eine herzliche Anrede!
Während man in Standard-Geschäftsschreiben typischerweise die Formulierung „Sehr geehrte/r ..." wählt, darf man bei der Weihnachtspost durchaus „wärmer" werden. Sofern es Ihrem Verhältnis zum Empfänger entspricht, sollten Sie also besser mit „Liebe/r Frau/Herr XY" beginnen.
Schritt 8: Formulieren Sie einen persönlichen Einstieg!
Der überwiegende Teil an Weihnachtskarten, die ich bislang gelesen habe, ist völlig austauschbar. Der Text hat keinerlei persönlichen Bezug zum Empfänger. Machen Sie es besser! Dies geht ganz einfach, indem Sie öfters in der ersten Person Singular schreiben, also „ich" verwenden. Schreiben Sie also nicht: „Vielen Dank für die angenehme Zusammenarbeit", sondern: „Ich habe unsere Zusammenarbeit als sehr angenehm empfunden." Idealerweise erwähnen Sie, worin genau die Zusammenarbeit bestand: „Ich habe sehr gern mit Ihnen beim Projekt ABC zusammengearbeitet."
Schritt 9: Schreiben Sie im Hauptteil über das, was Sie am Empfänger schätzen!
Statt ein Floskel-Feuerwerk abzubrennen, sollten Sie im Hauptteil konkret benennen, was Sie mit dem Empfänger verbindet, wie Sie sie/ihn erlebt haben oder was Sie an ihr/ihm schätzen. Ich weiß: Dies ist oft schwierig und bedeutet eine Gratwanderung, denn zu viel Nähe/Vertrautheit möchten viele Menschen im Geschäftsleben nicht zeigen.
Zudem sollte man ehrlich und authentisch sein. Einem Kunden, der sich als wahrer Kotzbrocken aufgeführt hat, wird man kaum eine „herzliche Art" attestieren. Wenn Sie jedoch tatsächlich jemanden als nett empfunden haben, dann sagen Sie ihr/ihm dies auch: „Ich habe Sie als sehr aufgeschlossenen und zuvorkommend kennengelernt."
Schritt 10: Enden Sie mit realistisch-optimistischen Wünschen!
Ich weiß nicht, wer die Weihnachtszeit tatsächlich als „stade" Zeit erlebt. Ich kenne nur Menschen, die über ein besonderes Maß an Stress in der Weihnachtszeit klagen. Vielleicht bin ich nur mit den falschen Personen bekannt? Ich habe jedoch das Gefühl, dass dies tatsächlich von der Mehrheit der Bevölkerung so empfunden wird.
Da klingt es wie Hohn, wenn man zum Abschluss „ruhige und erholsame Tage" wünscht. Besser ist es auf solche Formulierungen zu verzichten und stattdessen gute Wünsche für das neue Jahr auszusprechen, wie etwa: „Ich wünsche Ihnen viel Energie und Enthusiasmus für 2015 - möge Sie das neue Jahr mit zahlreichen privaten Glücks- und beruflichen Erfolgserlebnissen überraschen."
Genau dies und wenig Stress mit dem Schreiben von Weihnachtskarten wünsche ich Ihnen!
Gut, zahlreiche Menschen machen es sich einfach: Sie kaufen vorgedruckte Karten und setzen einfach Ihre Unterschrift darunter. Dass solche lieblose, nichtssagende Weihnachtsgrüße jedwede Wirkung verfehlen, muss man nicht begründen. Genauso gut könnte man als Grußtext auch „ICH HABE MEINE PFLICHT ERFÜLLT - EIGENTLICH INTERESSIEREN SIE MICH NICHT" eindrucken lassen.
Dabei bieten Weihnachtskarten eine hervorragende Chance zur Beziehungspflege. Wenn man es richtig macht. Wer sich an ein paar wenige Regeln hält, wird eine bleibende Wirkung beim Empfänger erzielen und kann Pluspunkte sammeln. Hier die zehn Schritte des Weihnachtspost-Management:
Schritt 1: Erstellen Sie eine Liste der Empfänger!
Jedes Jahr die gleichen Fragen: Wer bekommt eine Karte? Wem habe ich letztes Jahr eigentlich geschrieben? Wen hatte ich vergessen? Wer ist dieses Jahr neu hinzugekommen? Langes Grübeln erspart man sich, wenn man in seiner Kontaktdatenbank festhält, wer eine Karte erhält und wer nicht.
So kann man beispielsweise in Outlook eine neue Kategorie „Weihnachtskarte" anlegen und diese allen Kontakten zuweisen, die zum Jahresende mit einem Gruß bedacht werden sollen. Über eine einfache Filterfunktion kann man sich dann zum gegebenen Zeitpunkt anzeigen lassen, wem man alles schreiben möchte/sollte.
Schritt 2: Machen Sie sich einen Plan!
Sie wissen nun, wie viele Karten Sie zu schreiben haben. Wer nur wenige Weihnachtsgrüße zu verfassen hat, kann dies vielleicht an einem Nachmittag erledigen. Wer jedoch eine dreistellige Zahl von Karten zu verfassen hat, benötigt mehr Zeit.
Deshalb: Je umfangreicher die Liste der Empfänger ist, desto wichtiger ist es, dass Sie die Aufgabe aufteilen und frühzeitig beginnen. Rechnen Sie also aus, wie viele Arbeitstage Ihnen noch bis Weihnachten bleiben und verteilen Sie das Schreiben gleichmäßig auf alle Tage - dann sollte es eine bewältigbare Aufgabe sein.
Schritt 3: Beschaffen Sie (ausreichend) Grußkarten!
Prima, Sie haben nun einen Plan. Bevor Sie loslegen können, benötigen Sie natürlich noch die Karten selbst. Nicht jeder kann es so machen, wie ich es tue, nämlich meine Tochter die Karten anfertigen lassen. Meine 20 besten Kunden bekommen individuelle Karten mit Weihnachtsmotiven, die Klara gemalt hat (dafür gibt es 50 Cent pro Stück).
Im Normalfall verfügt man wahrscheinlich nicht über so eine Möglichkeit, weshalb vorgefertigte Karten herangezogen werden müssen. Budget und Geschmack entscheiden, welche Karten-Ausführung man wählt. Bei einer größeren Zahl von Karten kann es lohnend sein, diese selbst entwerfen und drucken zu lassen.
Vielleicht wollen Sie mit dem Kauf der Karten gleichzeitig etwas Gutes tun und etwa UNICEF oder eine andere caritative Einrichtung unterstützen? Beschaffen Sie auf jeden Fall ein paar Karten mehr, als Sie vorhaben zu schreiben. Man wird sich mal verschreiben oder ein Kunde wird einem einfallen, der noch nicht auf der Liste steht.
Schritt 4: Besorgen Sie sich einen guten Stift!
Einen Stift? Ja! Denn Weihnachtskarten werden mit der Hand verfasst. Keine Ausrede! Wer Grußtexte am PC schreibt und dann ausdruckt, nimmt seinem Text jeden Flair. Daher: Überlegen Sie sich, mit welcher Art von Stift (zu empfehlen: Füller, Tintenschreiber; weniger gut: Kugelschreiber) Sie Ihre Karten beschriften wollen und besorgen Sie sich diesen, sofern sie noch keinen haben.
Selbstredend sollten Sie sich um eine halbwegs lesbare Handschrift bemühen - schließlich wollen Sie ja nicht, dass der Empfänger rätseln muss, was Sie da zu Papier gebracht haben. Und bitte: Beauftragen Sie nicht eine/n Auszubildende/n oder Ihre/n Assistentin/en damit, Karten für Sie zu schreiben - solche Aufgaben lassen sich nicht delegieren.
Schritt 5: Kaufen Sie Sondermarken!
Weihnachtskarten, die mit einer Frankiermaschine freigemacht wurden, wirken steril. Genau das Gegenteil wollen Sie jedoch erreichen. Also heißt es, klassische Briefmarken zu besorgen. Besser als die Standardmarken sind Sonderbriefmarken, welche die Deutsche Post zur Vorweihnachtszeit auflegt.
Schritt 6: Machen Sie sich Gedanken über die Verpackung!
Sofern Sie nicht nur Karten, sondern auch ein Geschenk versenden wollen, ist es wichtig, sich im Vorfeld über geeignetes Verpackungs-/Versandmaterial zu informieren und dieses rechtzeitig zu bestellen. Bedenken Sie auch, ob/wie die Karte zum Geschenk gepackt wird. So ist etwa bei Weinflaschen die Geschenkverpackung eventuell nicht breit genug, um eine (große) Karte beizulegen.
Schritt 7: Wählen Sie eine herzliche Anrede!
Während man in Standard-Geschäftsschreiben typischerweise die Formulierung „Sehr geehrte/r ..." wählt, darf man bei der Weihnachtspost durchaus „wärmer" werden. Sofern es Ihrem Verhältnis zum Empfänger entspricht, sollten Sie also besser mit „Liebe/r Frau/Herr XY" beginnen.
Schritt 8: Formulieren Sie einen persönlichen Einstieg!
Der überwiegende Teil an Weihnachtskarten, die ich bislang gelesen habe, ist völlig austauschbar. Der Text hat keinerlei persönlichen Bezug zum Empfänger. Machen Sie es besser! Dies geht ganz einfach, indem Sie öfters in der ersten Person Singular schreiben, also „ich" verwenden. Schreiben Sie also nicht: „Vielen Dank für die angenehme Zusammenarbeit", sondern: „Ich habe unsere Zusammenarbeit als sehr angenehm empfunden." Idealerweise erwähnen Sie, worin genau die Zusammenarbeit bestand: „Ich habe sehr gern mit Ihnen beim Projekt ABC zusammengearbeitet."
Schritt 9: Schreiben Sie im Hauptteil über das, was Sie am Empfänger schätzen!
Statt ein Floskel-Feuerwerk abzubrennen, sollten Sie im Hauptteil konkret benennen, was Sie mit dem Empfänger verbindet, wie Sie sie/ihn erlebt haben oder was Sie an ihr/ihm schätzen. Ich weiß: Dies ist oft schwierig und bedeutet eine Gratwanderung, denn zu viel Nähe/Vertrautheit möchten viele Menschen im Geschäftsleben nicht zeigen.
Zudem sollte man ehrlich und authentisch sein. Einem Kunden, der sich als wahrer Kotzbrocken aufgeführt hat, wird man kaum eine „herzliche Art" attestieren. Wenn Sie jedoch tatsächlich jemanden als nett empfunden haben, dann sagen Sie ihr/ihm dies auch: „Ich habe Sie als sehr aufgeschlossenen und zuvorkommend kennengelernt."
Schritt 10: Enden Sie mit realistisch-optimistischen Wünschen!
Ich weiß nicht, wer die Weihnachtszeit tatsächlich als „stade" Zeit erlebt. Ich kenne nur Menschen, die über ein besonderes Maß an Stress in der Weihnachtszeit klagen. Vielleicht bin ich nur mit den falschen Personen bekannt? Ich habe jedoch das Gefühl, dass dies tatsächlich von der Mehrheit der Bevölkerung so empfunden wird.
Da klingt es wie Hohn, wenn man zum Abschluss „ruhige und erholsame Tage" wünscht. Besser ist es auf solche Formulierungen zu verzichten und stattdessen gute Wünsche für das neue Jahr auszusprechen, wie etwa: „Ich wünsche Ihnen viel Energie und Enthusiasmus für 2015 - möge Sie das neue Jahr mit zahlreichen privaten Glücks- und beruflichen Erfolgserlebnissen überraschen."
Genau dies und wenig Stress mit dem Schreiben von Weihnachtskarten wünsche ich Ihnen!
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