Das Mitarbeitergespräch ist ein die Kommunikationskompetenz zeigendes und prägendes Führungsinstrument. Es entwickelt und vertieft Werte wie Vertrauen, Respekt und Glaubwürdigkeit. Einige, eher selten zur Sprache kommende, praktische Gesprächstechniken und Verhaltensweisen finden Sie hier.
1. Problemnennung in drei Phasen
Nie darf ein Gespräch mit einem Vorwurf beginnen, der auf den Mitarbeiter und seinen Selbstwert abzielt. Als erstes sollte die Ich-Botschaft gewählt werden wie beispielsweise: „In letzter Zeit habe ich den Eindruck, dass sich unsere Beziehung verschlechtert hat, was mich beschäftigt. Deshalb möchte ich mit Ihnen sprechen". Zweitens: Ein aktuelles Beispiel, welches den Gesprächsgegenstand besonders typisch und gut veranschaulicht. Drittens: Die Meinung, den Standpunkt des Gegenübers erfahren: „Dies ist wie gesagt mein Eindruck. Wie sehen Sie das, was ist Ihre Meinung dazu"? Mit dieser Frage erfährt man schnell, wie der Mitarbeiter die Situation beurteilt und wählt eine Ebene und spätere Argumente, welche die Sichtweise des Gegenübers miteinbeziehen.
2. Mit Zuversicht zum Handeln auffordern
Der Abschluss eines Gesprächs bleibt, wie auch dessen Beginn, oft haften, und ein Gesprächsführer gibt dabei viel von sich zu erkennen. In der Gesprächspraxis hat es sich bewährt, nebst den obigen Empfehlungen, je nach Situation, auf drei Dinge zu achten: Aufforderung zum Handeln (macht Nutzen und Verpflichtung klarer und verbindlicher), Zuversicht für den Erfolg und das Gelingen ausdrücken (signalisiert die Qualität des erzielten Resultates) und die Fähigkeiten und Bereitschaft des Mitarbeiters zur Problemlösung betonen (stärkt Selbstvertrauen, motiviert zum Handeln und unterstreicht Respekt vor Fähigkeiten).
3. Der Humor - er kann Wunder bewirken
Humor in einem Gespräch bewirkt viel. Man kann einen Sachverhalt von einer humoristischen Seite her angehen, zum Gesprächsthema ein lustiges Erlebnis schildern, eine Prise Selbstironie einbringen oder einer Situation als ganzes überraschenden und unerwarteten Humor abgewinnen, indem man sie von einer weniger ernsten Seite betrachtet. Humor lockert auf, schafft Nähe, entkrampft festgefahrene Gesprächssituationen, baut Ängste ab und zeugt von Souveränität.
Deshalb ist Humor ein starkes, wirksames und sehr empfehlenswertes Mittel für Mitarbeitergespräche - die Selbstironie kommt dabei übrigens besonders gut an und schafft starke Sympathien. Er sollte jedoch echt, der Situation und dem Mitarbeiter angepasst und dosiert eingesetzt werden. Zu vermeiden ist auch seichter, schwer verständlicher oder niveauloser Humor oder gar Zynismus, der auf Kosten anderer geht.
4. Selbstreflexion bei Kommunikationsproblemen
Es gibt Situationen, Menschen, Themen, Anlässe und Äusserungen, die ohne bewusstes Wahrnehmen Sand ins Getriebe eines Gespräches bringen oder ein starkes Unwohlsein hervorrufen können. Bewusstes Wahrnehmen kann helfen, die Ursachen aufzuspüren. Dabei können folgende Fragen eine Hilfe sein: "Wie gelingt es dieser Mitarbeiterin nur, mich jedes Mal dermassen in die Enge treiben zu können?" - "Warum beziehe ich seine Aussagen jedes Mal dermassen persönlich auf mich?" - "Was könnte ihn zu dieser provozierenden und beleidigenden Aussage gebracht haben?"
5. Konstruktive Lösungen anbieten
Eine Kritik sollte Vorschläge enthalten, wie ein Verhalten verbessert oder ein Problem gelöst werden kann. Ideal ist dabei, wenn sogar aktive Unterstützung angeboten wird. Diese signalisiert, dass die Führungskraft an die Fähigkeiten des Mitarbeiters glaubt und ist ein Coach-Verhalten, mit dem konstruktive "Hilfe zur Selbsthilfe" geboten wird. Im Idealfall werden Lösungen gemeinsam erarbeitet und der Mitarbeiter stösst durch gezielte Fragen selbst auf die Möglichkeiten oder Grundzüge einer Problemlösung, die dann von ihm auch stärker mitgetragen wird.
6. Anerkennung von Meinungen und Äußerungen
Man hört und beobachtet dies oft: Gesprächsführer, die sich in einer Runde auf Gesagtes von anderen Gesprächsteilnehmern stützen im Sinne von: „Wie Herr Muster richtigerweise gesagt hat, ist dies eine Situation mit ebenso großen Chancen". Diese Bezugnahme auf Meinungen und Standpunkte anderer spricht für die Betroffenen Anerkennung aus, beweist, dass man ein aufmerksamer Zuhörer ist und aktiviert und ermutigt auch andere, eher ruhige Gesprächsteilnehmer, sich zu äußern. Zudem ist die Bezugnahme auf Meinungen auch ein subtiles Mittel, mit dem man geschickt den eigenen Standpunkt festigen kann und so breiter abgestützte Zustimmung findet.
7. Auch Unsicherheiten kann man sicher kommunizieren
„Es könnte ja schon sein, dass..." ist eine Möglichkeit, eine nicht fest stehende, unsichere Situation zu formulieren. „Wir müssen mit der Möglichkeit rechnen, dass..." ist die andere. Der Unterschied: Bei der ersteren steckt in der Art und Weise der Formulierung viel Unsicherheit, die verwirrt und verunsichert. Die zweite Formulierung hingegen wirkt trotz Unsicherheit überzeugend, sicher und präzise. Man sollte also eine unsichere Aussage präzise und selbstbewusst formulieren, was auch die Position des Gesprächsführers stärkt und die Unsicherheit einer Mitteilung viel eher hinnehmen und akzeptieren lässt. Dies nicht auch zuletzt deshalb, weil man zur Unsicherheit steht und diese nicht zu verschleiern versucht.
8. Small Talk ist Kommunikationspflege
Small Talk ist in der Beziehung von Vorgesetzten zu Mitarbeitern und ebenso in der „Kommunikation zwischendurch" wichtiger als allgemein angenommen: Wer die Kunst zu reden, ohne etwas zu sagen, nicht beherrscht, tut sich bei der Beziehungspflege am Arbeitsplatz schwer. Denn das ungezwungene Gespräch zwischen Tür und Angel und die lockere Unterhaltung ist ein wichtiger Teil der Kommunikation und vertieft die Beziehungen und Nähe. Wer als Vorgesetzter nur über Strategien, Statistiken und das Business spricht, gilt bald einmal als trockener Vorgesetzter mit einseitigen Interessen.
9. Beispiele und Geschichten bleiben haften
Wer Fakteninformationen mit lebendigen, interessanten und anschaulichen Geschichten und Beispielen vermittelt oder diese in solche verpackt, wird besser verstanden, erzielt mehr Aufmerksamkeit und erhöht das Erinnerungsvermögen. Es sind vor allem die witzigen und ungewöhnlichen Geschichten, die Emotionen wachrufen und an die man sich besonders gut erinnert. Am besten lernen Menschen aus der Verallgemeinerung von Beispielen und Geschichten. Diese Art der Kommunikation lockert auch Stimmungen auf, bewirkt Sympathie und positive Gefühle.
10. Mit Feedback das Selbstvertrauen stärken
Die Stärkung und Förderung des Selbstvertrauens ist eine wichtige Voraussetzung und zentrale Aufgabe von Mitarbeitergesprächen zur Dialogförderung und Aktivierung von Mitarbeitern. Auch hierfür eignet sich das Feedback hervorragend, auch wenn es dadurch zwangsläufig wertend wird. Dabei kann sich das Feedback auf die Kommunikation beziehen, um Hemmungen abzubauen, auf Veränderungen, um Mut und Zuversicht zu geben oder das Verstärken von Erkenntnissen. Einige Beispiele von das Selbstvertrauen stärkenden Feedbacks sind:
Auf diese Thematik geht das Buch "Leitfaden für erfolgreiche Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterbeurteilungen" genauer ein und konkretisiert die Thematik vor allem mit vielen Mustergesprächen.
1. Problemnennung in drei Phasen
Nie darf ein Gespräch mit einem Vorwurf beginnen, der auf den Mitarbeiter und seinen Selbstwert abzielt. Als erstes sollte die Ich-Botschaft gewählt werden wie beispielsweise: „In letzter Zeit habe ich den Eindruck, dass sich unsere Beziehung verschlechtert hat, was mich beschäftigt. Deshalb möchte ich mit Ihnen sprechen". Zweitens: Ein aktuelles Beispiel, welches den Gesprächsgegenstand besonders typisch und gut veranschaulicht. Drittens: Die Meinung, den Standpunkt des Gegenübers erfahren: „Dies ist wie gesagt mein Eindruck. Wie sehen Sie das, was ist Ihre Meinung dazu"? Mit dieser Frage erfährt man schnell, wie der Mitarbeiter die Situation beurteilt und wählt eine Ebene und spätere Argumente, welche die Sichtweise des Gegenübers miteinbeziehen.
2. Mit Zuversicht zum Handeln auffordern
Der Abschluss eines Gesprächs bleibt, wie auch dessen Beginn, oft haften, und ein Gesprächsführer gibt dabei viel von sich zu erkennen. In der Gesprächspraxis hat es sich bewährt, nebst den obigen Empfehlungen, je nach Situation, auf drei Dinge zu achten: Aufforderung zum Handeln (macht Nutzen und Verpflichtung klarer und verbindlicher), Zuversicht für den Erfolg und das Gelingen ausdrücken (signalisiert die Qualität des erzielten Resultates) und die Fähigkeiten und Bereitschaft des Mitarbeiters zur Problemlösung betonen (stärkt Selbstvertrauen, motiviert zum Handeln und unterstreicht Respekt vor Fähigkeiten).
3. Der Humor - er kann Wunder bewirken
Humor in einem Gespräch bewirkt viel. Man kann einen Sachverhalt von einer humoristischen Seite her angehen, zum Gesprächsthema ein lustiges Erlebnis schildern, eine Prise Selbstironie einbringen oder einer Situation als ganzes überraschenden und unerwarteten Humor abgewinnen, indem man sie von einer weniger ernsten Seite betrachtet. Humor lockert auf, schafft Nähe, entkrampft festgefahrene Gesprächssituationen, baut Ängste ab und zeugt von Souveränität.
Deshalb ist Humor ein starkes, wirksames und sehr empfehlenswertes Mittel für Mitarbeitergespräche - die Selbstironie kommt dabei übrigens besonders gut an und schafft starke Sympathien. Er sollte jedoch echt, der Situation und dem Mitarbeiter angepasst und dosiert eingesetzt werden. Zu vermeiden ist auch seichter, schwer verständlicher oder niveauloser Humor oder gar Zynismus, der auf Kosten anderer geht.
4. Selbstreflexion bei Kommunikationsproblemen
Es gibt Situationen, Menschen, Themen, Anlässe und Äusserungen, die ohne bewusstes Wahrnehmen Sand ins Getriebe eines Gespräches bringen oder ein starkes Unwohlsein hervorrufen können. Bewusstes Wahrnehmen kann helfen, die Ursachen aufzuspüren. Dabei können folgende Fragen eine Hilfe sein: "Wie gelingt es dieser Mitarbeiterin nur, mich jedes Mal dermassen in die Enge treiben zu können?" - "Warum beziehe ich seine Aussagen jedes Mal dermassen persönlich auf mich?" - "Was könnte ihn zu dieser provozierenden und beleidigenden Aussage gebracht haben?"
5. Konstruktive Lösungen anbieten
Eine Kritik sollte Vorschläge enthalten, wie ein Verhalten verbessert oder ein Problem gelöst werden kann. Ideal ist dabei, wenn sogar aktive Unterstützung angeboten wird. Diese signalisiert, dass die Führungskraft an die Fähigkeiten des Mitarbeiters glaubt und ist ein Coach-Verhalten, mit dem konstruktive "Hilfe zur Selbsthilfe" geboten wird. Im Idealfall werden Lösungen gemeinsam erarbeitet und der Mitarbeiter stösst durch gezielte Fragen selbst auf die Möglichkeiten oder Grundzüge einer Problemlösung, die dann von ihm auch stärker mitgetragen wird.
6. Anerkennung von Meinungen und Äußerungen
Man hört und beobachtet dies oft: Gesprächsführer, die sich in einer Runde auf Gesagtes von anderen Gesprächsteilnehmern stützen im Sinne von: „Wie Herr Muster richtigerweise gesagt hat, ist dies eine Situation mit ebenso großen Chancen". Diese Bezugnahme auf Meinungen und Standpunkte anderer spricht für die Betroffenen Anerkennung aus, beweist, dass man ein aufmerksamer Zuhörer ist und aktiviert und ermutigt auch andere, eher ruhige Gesprächsteilnehmer, sich zu äußern. Zudem ist die Bezugnahme auf Meinungen auch ein subtiles Mittel, mit dem man geschickt den eigenen Standpunkt festigen kann und so breiter abgestützte Zustimmung findet.
7. Auch Unsicherheiten kann man sicher kommunizieren
„Es könnte ja schon sein, dass..." ist eine Möglichkeit, eine nicht fest stehende, unsichere Situation zu formulieren. „Wir müssen mit der Möglichkeit rechnen, dass..." ist die andere. Der Unterschied: Bei der ersteren steckt in der Art und Weise der Formulierung viel Unsicherheit, die verwirrt und verunsichert. Die zweite Formulierung hingegen wirkt trotz Unsicherheit überzeugend, sicher und präzise. Man sollte also eine unsichere Aussage präzise und selbstbewusst formulieren, was auch die Position des Gesprächsführers stärkt und die Unsicherheit einer Mitteilung viel eher hinnehmen und akzeptieren lässt. Dies nicht auch zuletzt deshalb, weil man zur Unsicherheit steht und diese nicht zu verschleiern versucht.
8. Small Talk ist Kommunikationspflege
Small Talk ist in der Beziehung von Vorgesetzten zu Mitarbeitern und ebenso in der „Kommunikation zwischendurch" wichtiger als allgemein angenommen: Wer die Kunst zu reden, ohne etwas zu sagen, nicht beherrscht, tut sich bei der Beziehungspflege am Arbeitsplatz schwer. Denn das ungezwungene Gespräch zwischen Tür und Angel und die lockere Unterhaltung ist ein wichtiger Teil der Kommunikation und vertieft die Beziehungen und Nähe. Wer als Vorgesetzter nur über Strategien, Statistiken und das Business spricht, gilt bald einmal als trockener Vorgesetzter mit einseitigen Interessen.
9. Beispiele und Geschichten bleiben haften
Wer Fakteninformationen mit lebendigen, interessanten und anschaulichen Geschichten und Beispielen vermittelt oder diese in solche verpackt, wird besser verstanden, erzielt mehr Aufmerksamkeit und erhöht das Erinnerungsvermögen. Es sind vor allem die witzigen und ungewöhnlichen Geschichten, die Emotionen wachrufen und an die man sich besonders gut erinnert. Am besten lernen Menschen aus der Verallgemeinerung von Beispielen und Geschichten. Diese Art der Kommunikation lockert auch Stimmungen auf, bewirkt Sympathie und positive Gefühle.
10. Mit Feedback das Selbstvertrauen stärken
Die Stärkung und Förderung des Selbstvertrauens ist eine wichtige Voraussetzung und zentrale Aufgabe von Mitarbeitergesprächen zur Dialogförderung und Aktivierung von Mitarbeitern. Auch hierfür eignet sich das Feedback hervorragend, auch wenn es dadurch zwangsläufig wertend wird. Dabei kann sich das Feedback auf die Kommunikation beziehen, um Hemmungen abzubauen, auf Veränderungen, um Mut und Zuversicht zu geben oder das Verstärken von Erkenntnissen. Einige Beispiele von das Selbstvertrauen stärkenden Feedbacks sind:
- Sie haben an dieser Sitzung viel Selbstbewusstsein gezeigt...
- Sie beweisen mir damit, dass Sie große Fortschritte machen...
- Das haben Sie mir jetzt sehr überzeugend geschildert...
- Was Sie jetzt gesagt haben, hat mich sehr beeindruckt...
- Ihre differenzierte Sicht der Dinge ermöglicht ...
- Ihre Meinung dazu macht mich sehr zuversichtlich, dass...
Auf diese Thematik geht das Buch "Leitfaden für erfolgreiche Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterbeurteilungen" genauer ein und konkretisiert die Thematik vor allem mit vielen Mustergesprächen.